Какие документы нельзя подшивать в личное дело работника

Проведите ревизию личных дел сотрудников и изымите из них копии документов, которые содержат персональные данные, в том числе:

• паспорта;
• военного билета;
• документов об образовании;
• карточки СНИЛС или свидетельства АДИ-РЕГ;
• свидетельств о заключении и расторжении брака, о рождении ребенка, о перемене имени.

Читайте подсказки в Системе Кадры:

• Какие документы можно хранить в личном деле

• Какие документы и копии документов нельзя хранить в личном деле

• Как провести ревизию личных дел сотрудников

За хранение копий этих документов компанию могут оштрафовать на 50 000 рублей. При этом такие документы часто запрашивают при проверках ФСС или ГИТ. Что ответить проверяющим?

ФСС может попросить предоставить копии трудовых книжек и паспортов уволенных сотрудников. Ответ соцстраху составьте в произвольной форме и сообщите об увольнении работников. В письме приведите перечень реквизитов приказов об их увольнении, в качестве приложения представьте выписки из книги учета движения трудовых книжек, где стоят подписи работников, подтверждающие получение документов при увольнении. Эти выписки подтвердят, что у компании нет запрошенных книжек.

ГИТ также запрашивает при проверке копии документов, содержащих персональные данные. В ответе на запрос объясните, работодатели делать это не обязаны.

Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: За какие нарушения в работе с персданными вас будут штрафовать: Роскомнадзор обновил список претензий

Источник